Comment organiser un déménagement d'entreprise ?

Toute opération de déménagement est un projet complexe qui nécessite de l’anticipation et une bonne préparation. Si cela demande une réelle aptitude organisationnelle, c’est particulièrement le cas quand il s’agit d’un délogement professionnel. Loin d’être un projet à prendre à la légère, voici comment organiser le déménagement de votre entreprise en 5 étapes.

 

Déterminez clairement l’objectif de votre démarche

 

Cette étape est essentielle à la réussite de votre projet. En effet, c’est elle qui vous évitera de flancher face au stress lié au déménagement, surtout si vous vous en occupez vous-même. Cela peut être pour répondre aux nécessités dues à votre entreprise qui se développe. Il peut également s’agir d’un positionnement stratégique pour donner plus de visibilité à votre affaire. Quel que soit le but, il doit être limpide dans votre esprit.

 

La transparence doit être de mise vis-à-vis de vos collaborateurs

 

Vous avez trouvé vos nouveaux bureaux et signé le bail ? C’est le moment d’impliquer vos salariés. Ce projet ne vous engage pas tout seul ; il les impactera tous également. Vous devrez donc définir une stratégie de communication qui invite tout votre petit monde à travailler à sa réussite. Pourquoi n’organiseriez-vous pas, par moment, des visites dans vos nouveaux locaux ? Ils s’y projetteront plus facilement et auront le sentiment d’être considérés. Cela pourrait même gagner les plus susceptibles à votre cause.

 

Place maintenant à la logistique

 

Vous avez interrompu votre bail et disposez d’un préavis de 6 mois… et si vous vous y mettiez enfin ? Dans une dynamique de coopération, vous pourriez élire une cellule chargée du déménagement. Celle-ci s’occupera d’organiser l’opération de bout en bout. Une planification efficace permettra de garantir la bonne marche du projet. Essentiellement, elle reviendra à :

• répartir efficacement les tâches entre collaborateurs ;
• définir un calendrier pour chaque étape et les échéances à respecter et
• sélectionner l’entreprise de déménagement.

Pour ce dernier point, prenez le temps de comparer plusieurs devis et misez sur le spécialiste proposant un service tout-en-un. Une telle offre implique généralement :

• véhicule adapté au volume à transférer avec chauffeur
• assurance-carburant - frais de route
• inventaire du mobilier, parc informatique, etc.

Choisissez une équipe capable de gérer les contraintes spécifiques liées à votre domaine d’activités. Une, de préférence, pouvant également assurer la manutention (ou non), selon vos moyens et votre budget.

 

Quid de la mise en carton, l’archivage et la sauvegarde des dossiers

 

Un projet de délocalisation est souvent l’occasion de mettre un peu d’ordre dans la paperasse entassée au fils des années. Selon la taille de l’entreprise et le volume des affaires gérées, vous pourriez organiser cette partie par section. Chaque salarié devra évidemment s’occuper de ses propres affaires. De même, pour ce qui est de l’entreprise, les chefs-services auront la charge de coordonner l’étiquetage et le classement des dossiers.

 

Organisez l’aménagement de votre nouvel espace de travail

 

Vous devez déjà avoir désigné l’équipe pour s’occuper de toute la mise en place. Faites ensuite appel à des experts de la décoration qui aménageront votre espace en tenant compte de l’essence même de votre entreprise. Pensez également aux autres prestations faisant appel à un savoir-faire plus technique. Il s’agit d’un entrepreneur pour la structuration de vos locaux en open space si nécessaire, l’électrotechnicien pour l’installation du réseau électrique et informatique, etc. Tout devra être prêt pour l’inauguration et l’intégration de vos nouveaux locaux.